Как вести учёт клиентов: тетрадь, таблица или приложение

Пока клиентов десять, всё помнится само: кто что любит, кто сколько должен, кто давно не приходил. Когда их становится пятьдесят, память начинает подводить, а когда сто, без записей уже не обойтись. Учёт клиентов нужен не для отчётности, а чтобы не терять деньги и не забывать людей, которые к вам уже пришли.

Что записывать о клиенте

Не нужно заводить анкету на две страницы. Достаточно того, что вы реально используете в работе:

• имя и как связаться: телефон, мессенджер, почта;
• откуда пришёл: по рекомендации, с карт, из соцсетей (через полгода станет видно, какой канал работает);
• важные детали: аллергия, предпочтения, цели занятий, особенности, о которых нужно помнить;
• история визитов: даты, услуги, суммы;
• оплаты и долги: что оплачено, а что нет;
• статус: постоянный, новый, давно не был, ушёл.

Главное правило: записывайте сразу после визита, пока помните детали. Учёт, который ведётся «когда будет время», через месяц превращается в пустую таблицу.

Тетрадь или ежедневник

Самый простой способ и вполне рабочий на старте. Записать можно быстро, ничего не надо настраивать.

Минусы проявляются со временем: в тетради трудно искать, нельзя посчитать доход за месяц без калькулятора, а потерянная тетрадь означает потерянную базу. И она не напомнит вам, что у клиента завтра запись.

Таблица в Excel или Google Таблицах

Таблица уже умеет считать и искать. Удобно, если вы любите сами настраивать столбцы и формулы.

Слабые места:

• на телефоне таблицей пользоваться неудобно, а работаете вы чаще всего с телефона;
• расписание и база живут отдельно: записи в календаре, клиенты в таблице, деньги в третьем месте;
• одна неудачная правка может сломать формулы, и вы не сразу это заметите;
• напоминаний и записи клиентов таблица не делает.

Приложение для учёта клиентов

Приложение объединяет то, что в таблице разбросано по листам: карточку клиента, расписание и деньги. Записали визит, и он сразу появился в истории клиента и в статистике за месяц.

На что смотреть при выборе:

• работает ли с телефона и без интернета: учёт ведут между клиентами, а не за компьютером;
• есть ли бесплатная версия без ограничений на число клиентов, чтобы спокойно попробовать;
• где хранятся данные и можно ли их выгрузить;
• нет ли лишнего: приложение для частного специалиста не должно выглядеть как CRM для отдела продаж.

Как это устроено в «Клиентах и финансах»

Я делал приложение именно под частных специалистов, поэтому в нём нет воронок продаж и десятков вкладок. В карточке клиента есть контакты, свои поля, заметки и вся история работы на одном экране: услуги, продажи, суммы. Клиенту можно задать тип (взрослый, ребёнок, пара, семья, группа, организация) и статус, например «Верный», «Спящий» или «Взял перерыв».

Бесплатная версия работает без регистрации и рекламы, без ограничений на число клиентов и событий, а база хранится только на вашем устройстве. Если нужна работа с нескольких устройств, резервная копия на сервере или выгрузка базы в CSV-таблицу, это есть в Pro. Подробнее о возможностях на главной странице.

С чего начать за один вечер

1. Выпишите всех клиентов за последние три месяца: из переписок, звонков и записной книжки.
2. Для каждого заполните минимум: имя, телефон, последняя услуга.
3. Отметьте тех, кто давно не приходил: это первые кандидаты на сообщение «давно не виделись».
4. Договоритесь с собой записывать каждый визит в тот же день.
5. Через месяц посмотрите статистику: сколько клиентов пришло повторно и откуда пришли новые.

Если контакты клиентов уже есть в телефонной книге, их не нужно вбивать вручную: в настройках приложения на телефоне можно выбрать нужные контакты и сразу создать по ним карточки клиентов.

Про то, как вернуть тех, кто перестал приходить, написано в статье «Как вернуть клиента, который давно не приходил», а про деньги в статье «Учёт доходов и расходов для самозанятого».