Учёт доходов и расходов для самозанятого: простая система без бухгалтера

Самозанятые часто считают, что учёт за них ведёт приложение «Мой налог». Но оно знает только о том, сколько вы получили от клиентов, и ничего не знает о том, сколько вы потратили. А именно разница между этими цифрами и есть ваш настоящий заработок.

Налоговый учёт и ваш личный учёт: в чём разница

Налоговый учёт для самозанятого (налог на профессиональный доход) очень простой. Вы формируете чек в «Мой налог» на каждое поступление от клиента, а приложение само считает налог: 4% с оплат от физических лиц и 6% от организаций и ИП. Декларацию сдавать не нужно, налог платится до 28 числа следующего месяца. Расходы на сумму налога не влияют, поэтому «Мой налог» о них и не спрашивает. Не забывайте и о лимите: применять этот режим можно, пока доход за календарный год не превысил 2,4 млн ₽.

Личный учёт нужен вам, а не налоговой. Он отвечает на вопросы:

• сколько я заработал после всех трат;
• какие месяцы сильные, а какие проседают;
• какие услуги и клиенты приносят больше всего;
• хватает ли денег на материалы, аренду и отпуск.

Какие расходы записывать

Записывайте всё, что связано с работой, даже мелочи. Мелочи в сумме за месяц удивляют сильнее всего.

• материалы и расходники: гель-лаки, краска, одноразовые салфетки, учебники, рабочие тетради;
• аренда кабинета или места в салоне;
• обучение и курсы повышения квалификации;
• инструменты и их ремонт, заточка, стерилизация;
• реклама и продвижение, подписки на сервисы;
• дорога к клиентам, связь, интернет;
• налог: его тоже удобно учитывать как расход, чтобы видеть доход «на руки».

Таблица или приложение

Таблица доходов и расходов в Excel работает, если вы садитесь за компьютер хотя бы раз в неделю и вносите всё по чекам. Проблема в том, что к концу недели половина трат уже забыта.

Удобнее, когда доход записывается вместе с визитом клиента, а расход в момент покупки, прямо с телефона. Тогда учёт ведётся сам собой, а не отдельной работой по выходным.

Что смотреть в конце месяца

Достаточно пяти минут и четырёх цифр:

1. Доход: сколько заплатили клиенты.
2. Расход: сколько ушло на работу.
3. Баланс: разница, ваш реальный заработок.
4. Неоплаченное: кто остался должен.

А раз в квартал полезно посмотреть шире: какие услуги и какие клиенты дают больше дохода, есть ли сезонные провалы и не пора ли пересмотреть цены. Как проверить, что цена услуги покрывает расходы, разобрано в статье «Себестоимость маникюра», а логика подходит и для других услуг.

Отложите деньги на налог сразу

Самая частая ошибка начинающих самозанятых: потратить всё, а в конце месяца искать деньги на налог. Простое правило: с каждой оплаты сразу откладывайте 4-6% на отдельный счёт или в копилку. Тогда налог никогда не будет неожиданностью.

Как это устроено в «Клиентах и финансах»

В приложении каждая запись в расписании может нести сумму: услуга и продажа идут в доход, расход в расходы. Если клиент ещё не заплатил, запись можно отметить «Не оплачено», и вы не забудете о долге.

Из этих записей приложение само строит финансовую аналитику: доходы, расходы и баланс по месяцам и годам, средний доход по клиентам, доход по услугам. На главном экране видно доход и расход текущей недели. Всё это работает в бесплатной версии, без регистрации, данные хранятся на вашем устройстве.

Чеки для налоговой приложение не формирует: их по-прежнему нужно пробивать в «Мой налог». «Клиенты и финансы» отвечает за вашу картину денег, а «Мой налог» за налог.

Начните с одного месяца

1. С сегодняшнего дня записывайте каждую оплату клиента вместе с визитом.
2. Каждую покупку для работы вносите в момент оплаты.
3. В последний день месяца посмотрите баланс.
4. Сравните с тем, сколько, как вам казалось, вы заработали.

Почти всегда цифры отличаются, и именно с этого момента учёт начинает приносить пользу.