Расписание репетитора: как вести учеников, занятия и оплату

У репетитора расписание устроено иначе, чем у мастера. Ученики приходят не раз в месяц, а каждую неделю в одно и то же время, занятия переносятся из-за контрольных и болезней, а оплата идёт то за урок, то за месяц вперёд. Если держать всё это в голове и в переписке с родителями, к середине учебного года начинается путаница.

Постоянная сетка недели

Начните с шаблона недели: в какие дни и часы у вас постоянные ученики. Это основа, а разовые занятия и переносы ложатся поверх.

Несколько правил, которые экономят нервы:

• оставляйте 10-15 минут между занятиями, особенно если занимаетесь онлайн: урок может затянуться, а нужно ещё проветрить, налить чай, открыть материалы следующего ученика;
• не ставьте занятия вплотную к школьному времени: ученик после уроков устал, а пробки и задержки в школе случаются часто;
• держите одно-два свободных окна в неделю под переносы, иначе каждый перенос превращается в головоломку;
• сезонность: перед ОГЭ и ЕГЭ нагрузка растёт, а в начале сентября и в мае ученики приходят и уходят. Планируйте это заранее.

Что записывать об ученике

• имя ученика и контакт родителя (часто это разные люди);
• класс, предмет и цель: подтянуть оценки, подготовиться к экзамену, олимпиада;
• уровень на старте и что прошли;
• домашнее задание к следующему занятию;
• договорённости об оплате и переносах.

Короткая заметка после каждого урока («прошли квадратные уравнения, задать № 215-220, плавает в дробях») избавляет от вопроса «на чём мы остановились?» и помогает показать родителям прогресс.

Переносы и отмены

Правило лучше проговорить на первом занятии и написать родителям сообщением: например, перенос без оплаты возможен не позже чем за сутки, а позже занятие оплачивается. Мягкая формулировка работает лучше жёсткой, но правило должно быть.

Напоминание накануне занятия сокращает отмены в последний момент. Примеры текстов есть в статье «Напоминание клиенту о записи».

Оплата: за урок или за месяц

• За урок проще всего, но приходится каждый раз проверять, кто заплатил.
• За месяц или пакет занятий удобнее и для вас, и для родителей, но нужен аккуратный учёт: сколько оплачено, сколько проведено, что делать с пропусками.

В любом случае главное видеть долги. Ситуация «кажется, за прошлую неделю не заплатили» неприятна для обеих сторон, если выясняется через месяц.

Групповые занятия

В группах добавляется учёт посещаемости: кто был, кто пропустил, кто платит за пропущенное. Отмечайте присутствующих в каждом занятии, и в конце месяца не придётся восстанавливать это по памяти.

Бумажный шаблон, таблица или приложение

Бумажный шаблон расписания на неделю подходит, если учеников пять-шесть и расписание почти не меняется. Таблица хороша для учёта оплат. Но когда учеников больше десяти, а переносы случаются каждую неделю, удобнее приложение на телефоне, где расписание, ученики и оплаты связаны.

Как это устроено в «Клиентах и финансах»

Я делал приложение в том числе для репетиторов, поэтому в нём есть то, что нужно именно им:

• типы клиентов: ребёнок, подросток, взрослый, группа, у каждого своя карточка с контактами родителя и заметками;
• повторяющиеся занятия: раз в неделю, два раза в неделю, каждый рабочий день или своя повторяемость (в Pro);
• группы: ученики добавляются в группу, а на каждом занятии отмечаются присутствующие (в Pro);
• оплата: у занятия есть сумма и отметка «Не оплачено», а в аналитике виден доход по месяцам и по ученикам;
• онлайн-запись: ученики и родители могут сами записаться на свободное время по ссылке или через бота (в Pro).

Расписание, ученики и аналитика доступны бесплатно, без регистрации и рекламы. Подробнее о том, как приложение помогает репетиторам, на отдельной странице.

Короткий план на начало четверти

1. Составьте сетку недели с постоянными учениками.
2. Оставьте окна под переносы.
3. Напишите родителям правила переносов и оплаты.
4. Заведите карточку на каждого ученика с целью и уровнем.
5. После каждого урока оставляйте одну строчку заметки.