Как сделать онлайн-запись для клиентов: ссылка, бот или кнопка на сайте

Онлайн-запись нужна, когда переписка о времени отнимает больше сил, чем сама работа. Клиент пишет «а когда можно?», вы перечисляете окна, он думает до вечера, за это время окно занимает другой. С онлайн-записью клиент сам видит свободное время и выбирает подходящее, даже ночью.

Ниже три способа её сделать и что нужно подготовить заранее.

Что подготовить до подключения

Онлайн-запись показывает клиенту то, что вы в неё заложили. Без подготовки она будет только мешать.

• Список услуг с длительностью и ценой. Длительность важна: от неё зависит, какие окна увидит клиент.
• Рабочее время: дни и часы, когда вы готовы принимать. Лучше начать с меньшего и потом добавить.
• Перерывы между клиентами, если нужно время на уборку, проветривание или дорогу.
• Адрес или пометка, что встреча онлайн.
• Вопросы для новых клиентов: что вам важно знать до первой встречи.
• Правила: за сколько можно отменить запись и что будет при опоздании.

Способ 1. Страница записи по ссылке

Самый универсальный вариант. У вас появляется отдельная страница со своим адресом: клиент открывает ссылку, выбирает услугу, дату и время и отправляет заявку. Регистрироваться и что-то скачивать ему не нужно.

Ссылку можно поставить куда угодно: в описание профиля в соцсетях, в карточку на Яндекс Картах (в поле для сайта), в подпись мессенджера, на визитку через QR-код, в автоответ. Это и есть ответ на запрос «как сделать ссылку на онлайн-запись».

Способ 2. Бот в мессенджере

Бот подходит, если клиенты привыкли писать вам в Telegram, ВКонтакте или Max. Клиент открывает бота, выбирает свободное время, и запись попадает в ваше расписание. Через того же бота можно рассылать сообщения и напоминать о визите.

Учтите разницу площадок: бота в Telegram или сообществе ВКонтакте может сделать любой человек, а в Max боты доступны только организациям и ИП.

Способ 3. Кнопка записи на своём сайте

Если у вас уже есть сайт, на него можно поставить кнопку «Записаться». Окно записи откроется поверх страницы, и клиент не уйдёт с сайта. Обычно для этого достаточно вставить короткий код, программист не нужен.

Подтверждать заявки вручную или нет

Есть два подхода. При автоматической записи клиент сразу занимает время, это быстро, но к вам может записаться кто угодно. При подтверждении вы сначала смотрите заявку и только потом принимаете её. Для частного специалиста, особенно психолога или репетитора, второй вариант обычно спокойнее: вы знаете, кто придёт, и можете задать вопрос до встречи.

Можно ли сделать онлайн-запись бесплатно

Можно найти бесплатные тарифы, но почти всегда с ограничениями: реклама сервиса на вашей странице, лимит записей в месяц или комиссия. Сама запись работает на сервере, и кто-то за него платит. Прежде чем выбрать бесплатный вариант, проверьте, не придётся ли через месяц переносить всех клиентов в другое место.

Как это работает в «Клиентах и финансах»

В приложении есть все три способа, и они работают с одним расписанием:

• персональный сайт записи со своим адресом: клиент выбирает услугу, дату и время, новый клиент отвечает на ваши вопросы, а после подтверждения в приложении появляется его карточка;
• боты Telegram, ВКонтакте и Max;
• виджет записи для своего сайта: одна строка кода.

Заявку вы подтверждаете или отклоняете одним нажатием, а клиент получает ответ туда, куда выбрал: на почту, в Telegram или ВКонтакте. Занятое время клиенту не предлагается, поэтому записи не накладываются. Онлайн-запись входит в Pro: 250 ₽ в месяц, первые 30 дней бесплатно, без комиссии за записи и без автопродления.

Чек-лист запуска

1. Заполните услуги с длительностью и ценой.
2. Отметьте рабочее время на две-три недели вперёд.
3. Запишитесь к себе сами с телефона, как клиент, и проверьте, всё ли понятно.
4. Поставьте ссылку в профиль соцсетей и в карточку на картах.
5. Отправьте ссылку постоянным клиентам с короткой просьбой записываться через неё.

Чтобы записавшиеся не забывали прийти, настройте напоминания: как и когда их отправлять, написано в статье «Напоминание клиенту о записи».