Бот для записи клиентов в Telegram, ВКонтакте и Max

Если клиенты и так пишут вам в Telegram или ВКонтакте, бот для записи кажется очевидным шагом: пусть он отвечает на «а когда есть время?», пока вы работаете. Но бот, собранный наспех, раздражает сильнее, чем молчание: длинное приветствие, десять вопросов подряд и ни одного живого ответа.

Ниже разберу, как устроена запись через бота, когда он лучше обычной ссылки на запись, чем отличаются Telegram, ВКонтакте и Max, и что написать в приветствии, анкете и меню, чтобы клиенты им пользовались.

Что такое бот для записи и чем он не является

Бот для записи работает по кнопкам. Клиент нажимает «Записаться», видит свободные дни и время из вашего расписания, выбирает подходящее и отправляет заявку. Вы получаете уведомление и подтверждаете запись или отказываете, а клиенту приходит ответ в том же чате.

Это не искусственный интеллект, который сам ведёт переписку. Бот не придумывает ответы и не обещает клиенту того, чего вы не писали: он показывает только те тексты и то время, которые вы заложили. Если клиент пишет обычное сообщение, вы отвечаете ему сами, как в любом чате.

Как выглядит запись глазами клиента

1. Клиент открывает бота по ссылке и видит короткое приветствие.
2. Нажимает «Записаться» и выбирает день, затем время.
3. Заявка уходит вам, клиент видит «Запрос отправлен, ожидайте подтверждения».
4. Вы подтверждаете заявку кнопкой в чате или отклоняете её, и клиенту приходит ответ.
5. Если клиент записывается впервые, бот задаёт ему несколько вопросов: как обращаться, телефон, что важно знать до встречи. После ответов запись закрепляется за ним.
6. Клиент получает сообщение с адресом и деталями, а перед визитом бот напоминает о записи.

Если свободного времени нет, клиент может встать в лист ожидания и получить сообщение, когда окно появится.

Бот или ссылка на страницу записи

Эти инструменты не соперничают, а дополняют друг друга.

• Бот удобнее для постоянных клиентов. Им не нужно искать ссылку: они пишут в тот же чат, что и всегда, и там же получают напоминания и ваши новости.
• Страница записи удобнее для новых. Человек, который нашёл вас на картах или в поиске, может не пользоваться нужным мессенджером, а открыть ссылку в браузере может любой.
• Бот сохраняет переписку. Вопрос про парковку, перенос или аллергию остаётся в одной ветке с записью.

Если выбирать что-то одно, ориентируйтесь на то, где клиенты пишут вам сейчас. Подробнее о странице записи и кнопке на сайте в статье «Как сделать онлайн-запись для клиентов».

Telegram, ВКонтакте или Max

Telegram. Бота может создать любой человек за пять минут через официального бота @BotFather: придумать название, адрес и получить ключ (токен). Бесплатно, без документов. Хороший выбор, если клиенты уже пишут вам туда.

ВКонтакте. Бот живёт в сообщениях вашего сообщества. Нужно сообщество с включёнными сообщениями и ключ доступа к API из его настроек. Удобно, если у вас уже есть группа с работами и отзывами: клиент смотрит портфолио и записывается, не уходя со страницы.

Max. Боты здесь могут создавать только организации и ИП: при регистрации на бизнес-портале нужен ИНН, а сам бот проходит модерацию, обычно около суток. Если ИП нет, начните с Telegram или ВКонтакте.

Ничто не мешает подключить двух ботов сразу, если они работают с одним расписанием и не записывают двух клиентов на одно время.

Что подготовить до запуска

• Услуги с ценами и длительностью. Клиенту проще выбрать время, когда он понимает, сколько длится процедура.
• Рабочее время на две-три недели вперёд: бот показывает только то, что вы открыли.
• Адрес и как добраться, если вы принимаете не онлайн.
• Два-три вопроса для новых клиентов, без которых вы не можете подготовиться.
• Правила отмены: за сколько часов предупредить о переносе.

Приветствие: первое, что увидит клиент

Приветствие должно умещаться на экран телефона без прокрутки и сразу говорить, что умеет бот. Не пытайтесь рассказать в нём всё о себе: для этого есть меню.

Пример для мастера маникюра:

«Здравствуйте! Я Анна, мастер маникюра. Здесь можно записаться ко мне на свободное время, узнать цены и адрес. Нажмите «Записаться», а если есть вопрос, просто напишите его, я отвечу сама.»

Пример для репетитора:

«Добрый день! Я Ольга, преподаю математику 5-11 классам. Через этого бота можно выбрать время занятия и получить напоминание накануне. Если хотите сначала обсудить цели, напишите сообщение.»

Фраза «я отвечу сама» важна: она говорит клиенту, что за ботом есть живой человек.

Анкета для новых клиентов

Анкета заполняется один раз, при первой записи после вашего подтверждения, и ответы сразу попадают в карточку клиента. Спрашивайте только то, без чего не обойтись: каждый лишний вопрос это шанс, что человек бросит запись на середине.

• Маникюр: «Есть ли аллергия на материалы?»
• Парикмахер: «Окрашивали ли волосы за последние полгода?»
• Косметолог: «Какой у вас тип кожи, если знаете?»
• Репетитор: «В каком классе ученик и к какому экзамену готовитесь?»
• Психолог: «Как к вам обращаться? Был ли опыт работы с психологом?»

Три вопроса плюс имя и телефон это хороший предел. Остальное спросите при встрече.

Сообщение после подтверждения записи

Это сообщение клиент перечитает в день визита, поэтому в нём должно быть всё, чтобы прийти без звонков:

«Спасибо, вы записаны! Жду вас по адресу: ул. Садовая, 12, кв. 5, домофон 5В. Если планы изменятся, напишите сюда или позвоните: +7 900 000-00-00.»

Меню бота: короткие ответы на частые вопросы

Меню избавляет от одинаковых вопросов. Достаточно четырёх-пяти пунктов:

• /price Цены: список услуг со стоимостью;
• /location Как добраться: адрес, ориентиры, где оставить машину;
• /works Мои работы: ссылка на портфолио;
• /contacts Связаться со мной: телефон и время, когда вы отвечаете;
• /cancel Отменить запись: как и за сколько часов предупредить.

Проверяйте меню раз в несколько месяцев: устаревшая цена в боте вызывает больше неловкости, чем её отсутствие.

Как рассказать клиентам о боте

Сам бот никто не найдёт, ссылку на него нужно показать.

• Отправьте постоянным клиентам короткое сообщение: «Здравствуйте! Теперь ко мне можно записаться через бота: там видно свободное время и приходят напоминания. Писать мне лично тоже можно, как раньше. Ссылка: …»
• Поставьте ссылку в описание профиля, в закреплённый пост группы, в карточку на картах и в подпись мессенджера.
• Распечатайте QR-код на визитке или табличке у рабочего места: клиент запишется на следующий раз, пока сидит у вас.
• Мягко напоминайте в переписке: ответьте на вопрос про окошко и добавьте «в следующий раз можно посмотреть время в боте».

Не переводите всех насильно. Кто-то так и будет писать лично, и это нормально.

Частые ошибки

• Расписание в боте расходится с реальным. Записали клиентку по телефону и не внесли, а в это время записался кто-то через бота. Все записи должны жить в одном расписании.
• Длинная анкета. Восемь вопросов до записи, и половина людей уходит, не дойдя до конца.
• Никто не отвечает на сообщения. Бот принимает записи, но на вопрос «а можно с ребёнком?» клиент ждёт ответа сутки. Отвечайте хотя бы раз в день.
• Слишком частые рассылки. Бот позволяет написать всем клиентам сразу, но сообщение раз в неделю превращает его в спам, от которого отписываются. Одно-два полезных сообщения в месяц обычно достаточно.
• Заявки висят без ответа. Если вы подтверждаете записи вручную, делайте это в течение нескольких часов, иначе клиент запишется к другому мастеру.

Как создать бота: три пути

• Написать с программистом. Гибко, но дорого и долго, а потом бота нужно поддерживать и где-то держать сервер.
• Конструктор ботов. Можно собрать любую логику без кода, но расписание, клиентов и напоминания придётся связывать самостоятельно, а платить за конструктор отдельно.
• Готовый бот, связанный с расписанием. Вы создаёте бота в Telegram, ВКонтакте или Max, вставляете ключ в сервис записи, и бот сразу видит ваше свободное время. Это самый быстрый путь для частного специалиста.

Чек-лист запуска

1. Внесите услуги с ценами и откройте рабочее время на две-три недели.
2. Создайте бота на выбранной площадке и подключите его к расписанию.
3. Напишите приветствие на один экран, сообщение после подтверждения и меню из четырёх-пяти пунктов.
4. Оставьте в анкете не больше трёх вопросов.
5. Запишитесь к себе сами с чужого аккаунта и пройдите весь путь клиента.
6. Отправьте ссылку постоянным клиентам и поставьте её в профили.

Пара слов о приложении

Всё описанное можно собрать и без моего приложения: создать бота в любом сервисе, который связывает его с вашим календарём. Главное, чтобы записи из бота, по телефону и из личных сообщений попадали в одно расписание.

Я разработчик приложения «Клиенты и финансы», и в нём боты Telegram, ВКонтакте и Max работают с тем же расписанием, где вы ведёте все записи: клиент выбирает свободное время, вы подтверждаете заявку кнопкой прямо в чате, а карточка нового клиента с ответами анкеты создаётся сама. Подробно о настройке бота написано на странице «Онлайн-запись клиентов: Telegram, ВК и персональный сайт». Боты входят в Pro: 290 ₽ в месяц, первые 30 дней бесплатно, без автопродления.