Приложение для психолога: расписание, заметки о сессиях и оплата

Частный психолог обычно ведёт практику сам: и консультирует, и записывает клиентов, и следит за оплатой, и переносит встречи. Многие начинают с бумажного ежедневника и календаря в телефоне, а потом ищут приложение, которое соберёт всё в одном месте. Разберём, что в нём действительно нужно и на что смотреть особенно внимательно.

Что нужно психологу от приложения

• Расписание консультаций с понятным видом недели: где сессии, где перерывы, где личное время.
• Регулярные встречи: большинство клиентов приходит раз в неделю в одно и то же время, и вбивать каждую встречу вручную неудобно.
• Карточка клиента с контактами и краткими заметками.
• Учёт оплат: кто оплатил, кто должен, сколько вы заработали за месяц.
• Работа с парами и семьями, если вы ведёте такие консультации, и группы, если проводите групповую терапию.
• Онлайн-запись для первичных обращений, чтобы не тратить время на переписку о времени.
• Напоминания клиентам о встрече.

Конфиденциальность: о чём спросить до выбора

Для психолога это главный вопрос, и маркетинговых обещаний здесь недостаточно. Выясните конкретно:

• где хранятся данные: только на телефоне или на сервере компании;
• можно ли пользоваться без регистрации и без передачи данных куда-либо;
• защищён ли вход в приложение, например по отпечатку пальца;
• можно ли удалить все данные, если решите отказаться от приложения.

И несколько правил, которые не зависят от приложения:

• записывайте в карточку только то, что действительно нужно для работы, без подробностей, которые не хотелось бы увидеть чужим глазам;
• ставьте блокировку на телефон и не оставляйте его открытым;
• в напоминаниях не упоминайте тему консультаций: сообщение может увидеть кто-то из близких клиента.

Регулярные сессии и отмены

Психологическая работа держится на регулярности, поэтому правило отмен обсуждается на первой встрече и обычно фиксируется в договоре: например, отмена позже чем за сутки оплачивается. Отмены и пропуски стоит коротко отмечать в заметках к клиенту, чтобы при необходимости спокойно вернуться к этому разговору с фактами, а не по памяти.

Онлайн-запись для первичных клиентов

Первое обращение к психологу даётся многим тяжело. Позвонить незнакомому человеку сложнее, чем выбрать время на странице записи. Поэтому страница записи с короткой анкетой (что беспокоит в общих словах, формат встречи, удобный способ связи) снижает порог входа. Главное, оставить за собой подтверждение: вы смотрите заявку и только потом принимаете клиента.

Как это устроено в «Клиентах и финансах»

Я разработчик приложения и расскажу, как устроено у нас, без лишних обещаний.

• Хранение данных. В бесплатной версии база хранится только на вашем устройстве и никуда не передаётся, регистрация не нужна. Если включить Pro с синхронизацией, данные хранятся на сервере, чтобы работать с нескольких устройств и не потерять их при смене телефона. Удалить все данные можно в настройках приложения.
• Вход по отпечатку пальца включается в настройках безопасности (в Pro).
• Типы клиентов: взрослый, подросток, пара, семья, группа. В пару, семью или группу можно добавить участников и отмечать, кто присутствовал на встрече (в Pro).
• Регулярные сессии: еженедельные и другие повторяющиеся встречи создаются один раз (в Pro).
• Оплата: у сессии есть сумма и отметка «Не оплачено», в аналитике видны доход по месяцам и по клиентам.
• Онлайн-запись: персональная страница записи с анкетой для новых клиентов и подтверждением каждой заявки, боты Telegram и ВКонтакте (в Pro).
• Напоминания клиентам по SMS или через бота, с нейтральным текстом о дате и времени (в Pro).

Подробнее о том, как приложение помогает психологам, на отдельной странице.

С чего начать

1. Перенесите в приложение расписание на ближайший месяц.
2. Для постоянных клиентов заведите карточки с минимумом данных.
3. Отмечайте оплату после каждой сессии.
4. Через месяц посмотрите в аналитике, сколько было встреч и сколько вы заработали.

О том, как вести базу клиентов в целом, читайте в статье «Как вести учёт клиентов».